مدیریت کسب و کار

تکنیک هایی برای مدیریت زمان

از سخت ترین و البته قدرتمندترین تکنیک های دنیای موفقیت،مدیریت زمان است

چطور از ۲۴ساعت روزانه تان استفاده می کنید؟

آیامی دانید با اجرای تکنیک هایی می توانید نهایت استفاده رااز این ۲۴ ساعت ببرید؟


اگر به تازگی کسب و کاری راه اندازی کردید و یا کاری جدید شروع کردید، اولین و تنها مهارت مهم در شروع به آن نیاز خواهید داشت، مدیریت زمان است.زیرا به کمک مدیریت زمان می توانید بهترین کارها را در صحیح ترین زمان ممکن به انجام برسانید.

اما بیشتر ما بلد نیستیم وقتمان را مدیریت کنیم. در مدرسه و دردانشگاه هیچ کس به ما آموزش نداده چطور می توانیم زمان مان را مدیریت کنیم

بنابراین هرآنچه که از مدیریت زمان در ذهن داریم، تفکر غالبِ بعضی افراد است که مادرزادی بلدند زمانشان را مدیریت کنند. شاید به اشتباه فکرکنیم مهارت مدیریت زمان تنها یک استعداد خدادادی است… در صورتی که اصلا اینطورنیست !

مدیریت زمان یک مهارت است.

یعنی اینکه باید یاد بگیرید و با تمرین زیاد در آن متخصص شوید.

برای مثال، مدیران شرکت های بزرگ دنیا مانند Apple ،Microsoft،IBM  و … بیش از مدیران شرکت های معمولی باید در طول روز کار انجام بدهند ! این افراد نیاز به مهارتی دارند تا به آنها کمک کند اگر دیگران در طول روز۳ کار مهم انجام می دهند این افراد ۳۰ کار مهم انجام دهند!

شاید تعجب کنید، اما آنها مجبورند!

حتی اگر شما به تکنیک های مدیریت زمان مجهز شوید و یاد بگیریدچطور از آن استفاده کنید، احتمالا یک روز پر مشغله با ساعات کاری تا دیروقت و خسته کننده به یک صبح تا ظهر کاری تبدیل خواهد شد!

می دانید چرا؟ چون شما یاد می گیرید چطور بهترین استفاده را اززمانتان ببرید.

برای مثال اگر هنگام صبح ذهن شما با نشاط و آماده دریافت اطلاعات است، مطالعات تان را در هنگام صبح برنامه ریزی می کنید و با این کار به جای ۳ ساعت زمان برای مطالعه در شب به ۳۰ دقیقه زمان برای مطالعه در هنگام صبح تقلیل پیدا می کند… اینیعنی ۲ساعت و نیم  زمان اضافی در دستان شما !

ما در این مقاله می خواهیم به شما یاد بدهیم چطور در طول روزبیش از ۱۰ ساعت زمان اضافه بدست آورید! شما به کمک تکنیک های فوق پیشرفته ای که در ادامه خواهید خواند، تبدیل به یک فرد حرفه بامهارت تخصصی مدیری زمان خواهید شد.

هرکدام از تکنیک هایی که در ادامه می خوانید، خلاصه و نسخه کاربردی از تکنیک هایی با پشتوانه علمی و مکتوب شده در کتب مختلف است. شما نیاز به توضیح اضافه و چــرا های این تکنیک ها ندارید، فقط کافیست بدانید چطور باید ازآنها استفاده کنید.

 

 

آماده اید به بانک تکنیک های مدیریت زمان متصل شوید؟

 

تکنیک شماره ۱

همیشه زمان وجود داشته و خواهد داشت

اولین و مهم ترین تکنیکی که باید بلد باشید این است : شماهیچ وقت زمان کم نمی آورید !

اگر کاری را نتوانستید سر موعد تعیین شده تمام کنید، به خاطراین است که وضعیت مهم یا اضطراری آنرا برای تمام شدن یا دست کم گرفتید و یا اهمیت ندادید و اولویت تمام کردنِ آن را به کاری دیگر (و البته لذت بخش تر) دادید.

از این به بعد چه کار کنید؟ در ابتدای روز کارهایی که باید درطول روز انجام دهید را بر روی کاغذ بنویسید و به ترتیب شماره آنها را اولویت بندی کنید و تا زمانی که بالاترین اولویت از لیست تان تمام نشده به سراغ اولویت بعدی نروید !

 

تکنیک شماره ۲

روزهایتان سریع تر از چیزی که فکر می کنید با کارها پر میشوند. تصور نکنید در طول روز فقط کارهایی که فکرمی کنید باید انجام دهید، واقعاانجام خواهید داد !

این اشتباهی است که اکثر مدیران و کارآفرینان جوان انجام می دهند… یک عالمه کار مهم و انجام دادنی بر روی کاغذ لیست می کنند و سعی می کنند تمام آنها را در طول روز تمام کنند و درست در همین لحظه کارهای غیرمنتظره یکی پساز دیگری سر و کله شان پیدا می شود.

از این به بعد چه کار کنید؟ فقط بر روی ۳ تا ۶ کار مهم در طول روز تمرکز کنید.هرچقدر تعداد وظایف روزانه تان بیشتر باشد، به همان میزان احتمال انجام نشدن آنها افزایش پیدا خواهد کرد.

 

تکنیک شماره ۳

دقت کنید در چه منطقه مهمی قرار دارید

این اتفاق کاملا طبیعی است : بعضی روزها شما اصلا حـِس کارکردن ندارید! بعضی روزها هم دوست دارید ۱۲ساعت یک ضرب کار کنید. اینکه بفهمید در چه منطقه ای قرار دارید مهم است، اگر درمنطقه جادویی موفقیت تان باشید، باید بیشتر کار کنید و از کارتان لذت ببرید امااگر احساس کردید انگار امروز روز کار کردن نیست، از کارتان دست بکشید و شروع بهانجام کارهایی کنید که دوست دارید.

با این کار شما به  ضمیرناخودآگاه تان احترام می گذارید واز طریق احساسات تان کمک می کنید تا در آینده نسبت به انجام کارهای صحیح یا غلط بیشتر شما را در جریان بگذارد.

 

تکنیک شماره ۴

اهداف شخصی و کاری تان را در یک راستا هماهنگ کنید

اگر دوست دارید بهره وری تان افزایش زیادی پیدا کند، کافیست اهداف شخصی و کاری تان را درست در یک صف پشت سر هم ردیف کنید. برای مثال، اگر هیچ علاقه ای به کار کردن و معامله در کشور چین ندارید، بهتر است چند ماه در دوره های ارتقای سطح کاری تان شرکت کنید تا اینکه به کلاس زبان چینی بروید !

از زمان تان به شیوه ای استفاده کنید که هم اهداف شخصی و هم اهداف کاری تان را تحت پوشش قرار بدهد.

 

تکنیک شماره ۵

فرق زیادی بین تلاش و سخت کار کردن وجود دارد

سخت کار کردن کاری صحیح نیست!

افراد موفق و ثروتمند دنیا هیچ وقت سخت کار نکردند… اغلب اوقاتآنها حتی کمتر از کارمندانشان هم کار می کنند. اما در عوض، آنها سخت تلاش می کنند !تا کار مهمی که باید انجام دهند را تمام نکنند دست از تلاش بر نمی دارند.

اما به اشتباه فکر می کنیم برای موفقیت باید سخت کار کنیم وخودمان را در کار غرق کنیم؛ این طرزفکر فقط باعث می شود در بلند مدت از کار زده شویم و تمام کارمان را رها کنیم… سخت کار کردن فقط باعث افتِ بهره وری تان خواهدشد.

 

تکنیک شماره ۶

در یک زمان، یک کار؛ تمام.

تا به امروز تصور می کردید اگر هنگام صرف نهار کار کنید وهنگام کار برای ساعات بعد از کار برنامه ریزی کنید بهره وری بالایی دارید؟ خیر !در واقع شما درحال کشتنِ بهره وری تان هستید

تحقیقات ثابت کرده زمانی که تمرکز شما از کاری به کاری دیگرتغییر جهت می دهد، ذهن شما انرژی زیادی را صرف تمرکز بر روی کار جدید می کند و این یعنی استفاده بی رویه از انرژی و خستگی زود هنگام ! فقط در یک زمان، بر روی یک کار مهم تمرکز کنید. کاری با بالاترین اولویت در لیست کارهایتان.

 

تکنیک شماره ۷

حواس پرتی ها قابل کنترل هستند

شما می توانید به کمک ابزارها و تکنیک هایی از حواس پرتی هاجلوگیری کنید و تمرکز تان را افزایش دهید.

برای نمونه می توانید از روش پامادورو برای مدیریت زمان تان استفاده کنید؛ به کمک این روش شما کارتان را به زمان های کوتاه اما با تمرکز بالا بر روی کارتان تقسیم می کنید و با استراحت های چند دقیقه ای بین کار باعث می شوید ذهن تان با تمرکز بالایی کار مورد نظر را ادامه دهد.

 

تکنیک شماره ۸

از کارهای کوچک شروع کنید

اگر بیش از ۲۰دقیقه برای شروع به کار بر روی اولین اولویت تان زمان صرف شد، این یعنی خیلی سریع اولویت تان را تغییر دهید و قبل از آن کاری کوچک از لیست کارهایتان را انتخاب کنید و مشغولش شوید.

با انجام دادن آن کار کوچک ذهن شما در مسیر انجام کارهای دیگرقرار می گیرد و راحت تر کار بعدی را قبول می کند. این مسئله برای دوران بعد ازمسافرت نیز جوابگو است. زمانی که در مسافرت هستید کاملا از محیط کاری دور هستید وهنگامی که به سرکار برمی گردید، انگار نمی توانید کاری را شروع کنید؛ از این تکنیک حتما استفاده کنید.

 

 تکنیک شماره ۹

کار را به کمال ترجیح دهید

مهم نیست کارتان خوب است یا بد، فقط شروع کنید به انجام دادنشو منتظر نباشید همه چیز در بهترین شرایط برای انجام دادن وظیفه تان قرار داشته باشد.

از ژنرال های سرشناس امریکایی جرج پاتون سخنی در همین زمین هوجود دارد: یک نقشه خوب که همین الان اجرا شود بهتر است از یک نقشه عالی که هفته بعد اجرا می شود.

 

تکنیک شماره ۱۰

ساعات بیشتر به معنی نتایج بهتر نیست

تصوری اشتباه اما رایج در بین ما ایرانیان وجود دارد که کارکردنمان را بر اساس ساعات کاری مان مشخص می سنجیم… شرکت های بزرگ دنیا خیلی وقت است دیگر به این شیوه کارمندانشان را اداره نمی کنند!

اگر شما در کل ساعات اداری پشت میز دفتر کارتان بنشینید هیچ وقتکارها خود به خود انجام نمی شوند، شما باید کارهای مشخص شده را در طول ساعات کاریتان کاملا با وضوح کامل از نتایجی که باید بدست آورید مکتوب کنید و تمام تمرکزتان را بر انجام آنها معطوف کنید.

از این به بعد بر روی کاغذِ یادداشتی، نتایجی را که باید در یک ساعت آینده، قبل از ناهار، قبل از پایان ساعات اداری و انتهای روز بدست آورید ،مکتوب کنید. این کار به شما اجازه می دهد ذهن شما بدنبال نتایج بگردد و تا زمانیکه آنها را پیدا نکرده است دست از تلاش بر نمی دارد.

 

تکنیک شماره ۱۱

کارهایی که نیاز به فکر کردن دارند را از دیگر کارها جدا کنید

کارهایی که باید در طول روز انجام دهید به دو دسته تقسیم میشوند : کارهایی که نیاز به فکر کردنِ دارند و کارهایی که یکبار فکر می کنید و فقط شروع به انجامشان می کنید.

اگر این ذهنیت را داشته باشید و کارهایتان را بر اساس ایندسته بندی جدا کنید، شما زمان زیادی را در طول روز صرفه جویی خواهی کرد.

 

برای نمونه فکر کردن به متن تبلیغاتی که می خواهید به آژانس تبلیغاتی بدهید نیاز به فکر کردن دارد، اما بسته بندی کالاها نیاز به فکر کردن زیاد ندارد. می توانید کارهای دسته اول را در ساعاتی که فکر شما خلاق تر است انجام دهید و کارهای دسته دوم را در ساعاتی که خستگی فکری تان را می خواهید برطرف کنید.

ادامه مطلب

مقالات مرتبط

نظر خود را ثبت نماييد

متن نظر*




کد بالا را وارد کنید

إغلاق